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达州市国土资源局办公室关于印发《达州市国土资源局机关会议管理制度》的通知
时间:2013-01-23 00:00:00 来源:
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​各科室,各直属单位:

为规范机关各项会议及各类培训流程,统一会议管理模式,减少会议数量、减少会议时间、减少经费支出,提高会议质量,提高办事效率、提高管理水平,省、市关于节约公费开支、规范机关管理的有关要求,我们制定了《达州市国土资源局机关会议管理制度》。经2013年1月18日局办公会研究通过,现印发各单位,请遵照执行。

达州市国土资源局办公室

2013年1月23日

达州市国土资源局机关会议管理制度

第一条 为规范机关各项会议及各类培训流程,统一会议管理模式,减少会议数量、减少会议时间、减少经费支出,提高会议质量,提高办事效率、提高管理水平,根据机关规范化管理要求,特制定本制度。

第二条 根据科室职责分工和会议实际需要,原则上实行分工负责,协调配合。

(一)办公室负责会议管理,所有重要会议方案要经局主要领导批准后到办公室、财务科登记备案。

(二)办公室主要负责会场布置等后勤保障工作,会务资料主要由会议主办科室承办,办公室协助;财务科负责会议经费预算、结算。

(三)档案信息中心负责会议音像的录制,会议资料由承办科室收集、整理,交由档案信息中心立卷、存档。

第三条 根据实际,会议分为四大类:业务会议、专题会议、综合性会议、市委(市政府)名义召开的会议。

第四条 所有的会议应当拟定会议方案,会议方案报经有关领导批准后,分送局办公室、财务科,方可实施;因特殊情况来不及审批的,会后补交会议方案。会议方案应当详细列出内容:会议名称、会议目的、会议时间、会议地点、会议主持、会议议程、参会人员、会议经费预算。会议方案内容缺失的,应当补齐。

(一)业务会议:承办科室拟定会议方案,报分管局长审定,报局主要领导审批,原则上至少提前三天申报。

(二)主题会议:由承办科室或局领导指定的科室拟定会议方案,报分管局领导审定,报局主要领导批准,原则上至少提前一天申报。

(三)综合性会议:承办科室拟定会议方案,经相关科室协商,报分管领导审定,报局主要领导审批,原则上至少提前一周申报。

(四)市委、市政府名义召开的会议:承办科室拟定会议方案,经相关科室协商,报分管领导审核,报局主要领导审定,按程序报市委、市政府领导批准,原则上至少提前两周申报。

第五条 会议方案应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则,业务会议、专题会议必须服从统一安排,不得安排与综合性会议同期召开。

第六条 会前应当做好各项准备工作,确保会议顺利召开。

(一)视频会、电视电话会议、需投影设备演示说明的会议,应提前说明,办公室协调档案信息中心、有关单位提前做好投影设备连接调试工作。

(二)会议之前,办公室安排专人负责会议会标、座牌、指示牌等制作和设置,并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品。

(三)特别重大会议,办公室落实专人负责各项系列准备工作,具体包括内容:会议议程安排(应提前报局领导或主要参会者)、会议资料准备(如需分发应在入场前登记分发)、会议场所布置、会议服务人员的安排、会议签到、会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。

特别重要的会议要摆放会议资料,会议资料一般包括:会议议程、参会人员名单(会前收集整理好)、会议发言材料、会议须知等资料。

第七条 按照市委、市政府的统一要求,节约经费开支。会期为半天的会议原则上不安排就餐,会期为一天的会议原则上不安排住宿。

因特殊需要安排食宿的,应当在会议方案里注明,并提前告知办公室,明确食宿人数、标准。办公室根据实际情况及时安排落实。如会前会议方案未安排食宿,会后确需安排的,会后应当按程序补上费用支出申请单。

第八条 会议一经确定,参会人员应预先做好各项工作安排,原则上不得请假、缺席或迟到。遇特殊情况须提前向会议召集人请假,获得批准后方可指派专人代为参加,会后应主动询问会议内容及交办事项,确保会议交办的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。

第九条 认真落实会议要求,确保会议精神落实到位,成果明显。

(一)按照会议要求积极发言,发言要言简意赅,一般发言不可过长,会议组织者或主持人在开会前应就每个人的发言时间予以统计和控制。重要会议决议或记录未正式公布前,与会者不得提前透露会议内容。

(二)参会人员必须用正式的会议记录本做好详细的会议记录,会后及时向科室人员准确传达会议精神,落实各项工作任务,纪检监察室要不定期抽查工作人员的会议记录。

(三)重要会议(保密的除外)要印发会议纪要或简报,会议纪要(简报)由会议承办部门专人负责整理并由局主要领导审阅签发,会议纪要应分发给参会人员,必要时,分发给相关部门。

(四)会议承办科室负责将会议中提出的问题进行汇总、分类,并将会议中对各科室、各单位工作的要求进行整理、分类,经分管领导或局主要领导同意后下发。会议决定事项的督办、检查和追踪由办公室、纪检监察室负责,根据规定的时间节点逐项跟进,收集进展情况,定期上报局领导。

第十条 严格会议纪律,维护良好会场秩序。

(一)要严格遵守会议时间,业务会议、专题会议一般提前3分钟到达会议现场。综合性会议一般提前10分钟到达会议现场,市委、市政府名义召开的会议一般提前15分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退,按要求签到,会议记录人员登记到会情况。参会情况作为机关绩效管理考核内容。

(二)所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间,所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。

第十一条 本制度由局办公室负责解释,各直属单位要按照有关要求制定本单位会议管理制度。如有未尽事宜,按局机关相关管理制度规定执行。

第十二条 本制度从2013年1月1日起执行。

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